Para um dia mais produtivo

Organizar as tarefas diárias com antecedência ajuda a aproveitar o tempo de maneira eficaz.

"Você não pode dar mais horas ao dia, mas pode dar mais vida às horas". É com essa lógica simples que Christian Barbosa*, especialista em administração de tempo e produtividade, começa sua explanação sobre as estratégias que resultam em mais tempo para executar as atividades diárias.

"A reclamação padrão nos dias de hoje é a falta de tempo. Todo mundo protesta que o tempo está curto ou passando rápido demais. Na verdade, existe um círculo vicioso no dia-a-dia que te consome, sem que você perceba", explica Christian. "Mesmo que você ganhasse mais horas, o problema não seria resolvido. A questão não é a quantidade de horas no dia, mas como essas horas são aproveitadas".

O especialista ensina que é possível classificar as tarefas diárias sob três esferas: urgentes (em que o prazo é curto ou já expirou); importantes (que trazem resultados significativos e você ainda está dentro do prazo para realizá-las); circunstanciais (que não agregam valor e fazem você apenas perder tempo).

"Seu foco deve ser: (1) reduzir as atividades urgentes – dando prioridade para que sejam eliminadas rapidamente; (2) aumentar as tarefas importantes - que ajudam a anular as urgências e manter sua rotina equilibrada; (3) eliminar as circunstanciais – aprendendo a dizer não ou, simplesmente, excluindo-as da sua rotina".

 

Outra dica importante é planejar as atividades da semana com, pelo menos, 3 dias de antecedência, incluindo o tempo médio gasto para execução de cada uma delas. "Não permita que essas tarefas ultrapassem 6 horas por dia. Assim, você dá espaço para eventuais problemas que possam surgir".

 

Considerar as atividades que proporcionam prazer e que fazem diferença para tornar sua vida mais feliz é fundamental. Perguntas como: "Existe algo que vai aproximar você de seus sonhos? O que você pode fazer para aprimorar um relacionamento? Como equilibrar o estresse? ajudam a mapear o que faz sentido na sua vida e a ter clareza para manter o foco em usar o tempo de maneira racional".

Explore e utilize as ferramentas disponíveis para essa função. Pode ser desde um simples caderno ou agenda até aplicativos para celulares. O objetivo é tirar a lista de tarefas da cabeça e transportá-las para um local mais confiável.

Além disso, segundo Christian, estima-se que uma pessoa gaste cerca de 40 minutos diários tentando localizar informações. "É muito tempo perdido! Organize seu local de trabalho, sua mesa, seus armários e documentos digitais".

"E não se esqueça de definir um hobby, algo que gosta de fazer, e priorize esse horário na agenda. As atividades que proporcionam descanso, conforto e satisfação tendem a direcionar e manter o bom ritmo de trabalho".

*Christian Barbosa - Maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. Fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Ministra treinamentos e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Autor dos livros A Tríade do Tempo, Você, Dona do Seu Tempo, Estou em Reunião e co-autor do Mais Tempo, Mais Dinheiro.