Cinco formas de otimizar as horas de trabalho

A sensação de que o dia deveria ter mais do que 24 horas é constante no mundo corporativo. No caso dos CIOs, principalmente no momento atual - no qual são responsáveis pelo desenvolvimento e implementação de ferramentas e processos que aumentem a produtividade e reduzam os custos operacionais – a necessidade de otimização das horas de trabalho torna-se ainda mais crítica.

Embora as reclamações sobre a falta de tempo sejam recorrentes em quase todas as companhias, Christian Barbosa, diretor-executivo da Triad – consultoria especializada em 'time management'  (gestão do tempo) –, afirma que a grande deficiência dos líderes de TI está no processo de gerenciamento das atividades que devem ser desempenhadas e de priorização das ações.

Segundo o especialista, para melhorar a performance dos gestores é necessário que eles identifiquem se o cerne do problema está na falta de planejamento para realizar as tarefas ou na deficiência de pessoas capacitadas na equipe. "Em 80% dos casos, os CIOs falham na administração das horas, mas no restante das ocasiões, acumulam atividades que são humanamente impossíveis de serem realizadas por uma única pessoa", destaca Barbosa.

Como a  falta de organização é o maior problema dos líderes de TI em relação à administração do tempo, o diretor-executivo da Triad explica que algumas medidas práticas podem ser tomadas por esses profissionais para melhorar a perfomance pessoal e da área de tecnologia como um todo. São elas:

1. Avalie quais atividades de sua responsabilidade são de importância estratégica para o negócio e quais podem ser classificadas como desperdício de tempo. Assim, será possível decidir onde "investir" suas horas. Tal decisão serve tanto para a rotina profissional como pessoal. Esta última, muito afetada pela falta de planejamento no trabalho.

2. Defina metas e objetivos que devem ser atingidos em curto, médio e longo prazos por meio de suas atividades.

3. Planeje como e quando chegar a tais objetivos e metas. Para isso, é importante saber o que deve ser priorizado e quais tarefas podem ser deixadas de lado caso não haja tempo hábil para executá-las. Dica: Faça reuniões semanais com a equipe – prioritariamente na sexta-feira – para decidir os principais desafios da semana seguinte. O papel do líder, nessa empreitada, é diminuir ao máximo as urgências da área e adaptar as atividades para que sejam realizadas de forma colaborativa pelo time.

4. Organize-se de forma a não desperdiçar tempo com ações que podem ser realizadas de forma mais automatizada e simples. De acordo com estudo da Triad, altos executivos perdem cerca de uma hora por dia buscando informações armazenadas em notebooks, smartphones e sistemas corporativos. A unificação das fontes de dados para otimização dos sistemas de busca já é um bom começo do processo de organização.

5. Execute as tarefas de acordo com o planejamento e seguindo as prioridades de ação, delegando funções secundárias, sabendo dizer "não" e realizando reuniões produtivas – nas quais os objetivos do encontro são claros e as etapas pré e pós reunião são seguidas.